職場で英語の壁にぶつかった時の克服方法
グローバル化により、多くの人がより多様なチームで働くメリットを享受しています。しかし、多様性はコミュニケーションにまつわる課題をもたらすことがあります。賢明な人事担当者は、多様な職場で効果的なコミュニケーションを促進するために、コミュニケーション戦略を再考しています。彼らは、コミュニケーション不足がビジネスに与える影響を理解しているのです。Business Insiderは、コミュニケーション不足がストレスの増加、プロジェクトの遅延や未完成、業績目標の未達成、従業員のエンゲージメントの低下、売上の減少につながったという調査結果を報告しています。
では、あなたのビジネスがこのような結果に陥らないようにするには、どうしたらよいのでしょうか。ここでは、職場における効果的なコミュニケーションを妨げる4つの障壁（言語の障壁、インクルージョンの障壁、文化の障壁、環境の障壁）を探ります。また、多様な職場の人々と効果的にコミュニケーションをとるためのヒントとして、それらを克服する方法についても見ていきます。
#1 言葉の壁を乗り越えるには
多国籍企業は、以下のような職場の言葉の壁となる可能性があることに注意する必要があります。
従業員の共通言語能力向上を支援
どんなに優秀な社員でも、同僚や顧客と効果的にコミュニケーションするための十分な語学力がなければ、最高のパフォーマンスを発揮することはできません。誤解や納期遅れの原因となり、危険な状態になることさえあります。ヒント: 従業員は、職場で使用する共通語に必要なスキルと自信を持つ必要があります。人事チームは、社員が最高の仕事をするために、ビジネス英語トレーニングは価値ある投資であると考えるべきです。
口語的なフレーズを制限する
「They hit it out of the park！」は、北米でよく使われるフレーズです。野球にちなんだ表現で、「彼らは素晴らしい仕事をした」という意味です。英語が堪能でも、スポーツに興味がなく、北米出身でもない同僚には意味が通じないかもしれません。人はごく自然に口語を使うものですが、多様性のある職場では混乱を招きかねません。ヒント：従業員には共通語の標準版を使うよう促し、地域特有の口語表現を避ける。
専門用語は避ける
より広いコミュニケーションにおいて専門用語を使用することは、理解に困難を伴います。開発者でない人は「HTML/CSS」を理解できないかもしれませんし、裁縫師でない人は「グレードシーム」に馴染めないかもしれません。ヒント：効果的なコミュニケーションのために、従業員は、異なる役割や部門の同僚に話しかけるときは、「平易な英語」を使い、専門用語を避けるよう注意する必要があります。
#2 「インクルージョンの壁」をどう乗り越えるか
インクルージョンとは多様な人々が互いに個性を認め、一体感を持って働いている状態。多様性のある職場で効果的なコミュニケーションを実現するために、従業員は以下のようなことを避け、包括的なコミュニケーションを保つ必要があります。
包括的な言葉の使用
非包括的な言葉は理解するのが難しく、聴衆が排除されたと感じたり、気分を害する結果になることがあります。人々はしばしば意図せずして非包括的な言葉を使い、聴衆を混乱させたり不快にさせたりするつもりはないのです。ヒント：職場で包括的な言葉の使用を奨励する。平易な英語、短い文章を使い、明確な指示を与えることで、異なるスキルや言語能力を持つ同僚に対応することができます。包括的な言葉には、誰かを排除したり、不快にさせるような言葉や言い回しがありません。そのため、人々は自分の違いが評価され、自分も会話の一部であると感じることができます。例えば、「議長」ではなく、「チェア」や「チェアパーソン」を使うことで、性別にとらわれないコミュニケーションを保ち、性別の固定観念を避け、男性、女性、ノンバイナリである椅子を尊重することができるのです。これはほんの一例に過ぎず、注意すべき点はたくさんあります。インクルーシブ・ランゲージのリソースを従業員と共有し、コミュニケーションにインクルーシブ・ランゲージを取り入れる手助けをしましょう。
コミュニケーションにアクセスしやすくする
効果的なコミュニケーションは、アクセス可能でなければなりません。チームメンバーの一部が遠隔地で働いている場合、受付のボードに貼られた告知はアクセシブルとは言えません。ヒント：コミュニケーションの際に対象者のニーズを考慮するよう従業員に話し、コミュニケーションをアクセシブルにするために必要なリソースを提供することを約束する。たとえば、目の不自由な従業員には、文書が画面読み上げソフトに対応していることを確認します。聴覚に障害のある同僚には、次回の会議で手話通訳を手配する。失読症の人や英語を第二言語とする人がサインにアクセスしやすいように画像を使用し、言語に堪能でない人にはコミュニケーショントレーニングを提供する。などです。
支社チームを忘れない
地域オフィスにいるチームは、本社から排除され、影が薄くなっていると感じることがあります。例えば、本社で開催される「ピザフライデー」や年次会議に関する全社的な電子メールを受け取るかもしれません。時間が経つにつれて、地域オフィスのチームは「我々と彼ら」という態度になり、サイロが形成され、コミュニケーションが阻害されるようになる可能性があります。ヒント：雇用主は、本社の社会的特典と地域オフィスの特典を一致させ、地域ニュースや成功を会社の最新情報で報告し、イベントを異なる場所で開催し、同じチームが毎回移動することを期待しないようにすべきです。時差にも敏感になりましょう。電話や締め切りのスケジュールは、地域の労働時間を考慮して決めましょう。このような包括的なコミュニケーションは、感謝の気持ちを伝え、帰属意識を植えつけます。
#3 文化的障壁を克服する方法
国際的なビジネスでは、従業員が現地のビジネスエチケットや習慣に慣れていない場合、コミュニケーションに文化の壁が生じ、従業員の経験値が低くなることがあります。仕事上の関係が発展するにつれ、コミュニケーションスタイルは個人の好みに合わせて進化していきますが、文化を意識することで、パートナーシップの始まりにどのようにコミュニケーションをとるべきかの目安になります。ここでは、オープンかつ効果的なコミュニケーションを維持するために注意すべき文化の違いの例をいくつか紹介します。
時間の捉え方の文化的な違いに注意する
労働時間は 文化によって異なり、同僚や顧客とのコミュニケーションの取り方にも影響します。ヒント：国際的なコミュニケーションをとる際には、現地の労働時間に気を配りましょう。例えば、フランスの「切断権」法はワークライフバランスを保つために制定されたもので、フランスでは時間外に電子メールに返信したり、電話をかけたりすることは期待できないことになっています。もし、その日のうちに返事が必要な場合は、早めに質問してください。
タイムキーピングの文化の違いは、グローバルな職場におけるコミュニケーションに影響を与える可能性があります。 ヒント: 海外で顧客と会うときは、スケジュールを調整できるように準備しておく。例えば、ブラジルで顧客とのミーティングを設定する場合は、30分の余裕を持たせてください。ブラジルでは、ミーティングに遅刻することは珍しくなく、失礼にあたらないと考えられています。一般的に時間管理が緩やかなインドに従業員がいる場合は、時間厳守の観点から何が許容されるかについて、早めに合意しておく必要があります。例えば、フレックスタイム制は認めるが、クライアントの納期は守らなければならないなどです。
時間の経過をどのように 表現するかは曖昧で、時間感覚の文化的な違いも、ビジネスにおけるミスコミュニケーションの原因となります。ヒント：具体的に説明することで、あいまいな表現（そして締め切りに間に合わないこと）を避けることができます。金曜日の午後5時までに」は「金曜日までに」や「金曜日の営業終了までに」（文化によって営業終了時間が異なる）よりも明確で、「30分以内に」は「まもなく」よりも良く、「半年ごとに」は「隔年」（2年に1度の意味もある）よりも明確である。
現地の習慣を調べる
仕事上の出会いやコミュニケーションの方法に関する習慣は、文化の違いにより大きく異なります。そのような習慣を理解しないと、無礼になり、ビジネス上も不利になります。海外からの参加者と次に会うときは、彼らの習慣やビジネスエチケットを調べるのに時間をかけましょう。ヒント：文化認識トレーニングや、少なくとも十分な調査をすることで、恥をかかずに、物事をうまく進めることができます。尊敬の念を伝えるには、あなたの自然な振る舞いを多少調整する必要があるかもしれません。例えば、中国で仕事仲間と会うときは、中国でのビジネスエチケットに精通している必要があります。贈り物を交換するのが習慣です（ただし、贈り物が他のものより優れていた場合に恥をかかないように、お互いの会社では贈り物を開けないようにしましょう）。自分の名刺を差し出し、相手の名刺を両手で受け取り、受け取った名刺はよく調べてから大切にしまいましょう。
異なるコミュニケーションスタイルに配慮する
職場に多様な文化的背景を持つ人々がいる場合、あなたのコミュニケーションスタイルを調整する必要があるかもしれません。インドのように階層的な文化圏では、同僚は上司の前で発言するのを嫌がり、上司に反論しないことがよくあります。ヒント：同僚が安心して発言できるように、ミーティングの後にメールなどで意見を述べる機会を設ける。イエス」「ノー」で答えられないような質問をすることで、同僚に敬意を払い、あなたに同意するのではなく、自分の考えを話すように促します。
同じ交渉スタイルでも、文化が違えば結果は大きく異なる。ロシアでの交渉では、意見の相違は活発な議論へのきっかけになると考えられていますが、メキシコではそのようなことはすぐに交渉の終わりを告げてしまいます。しかし、メキシコでは、そのようなことをするとすぐに交渉が終わってしまいます。
また、文化的に配慮した 意見の相違の仕方もあります。強調する言葉が少なすぎたり多すぎたりすると、メッセージを正確に伝えられなかったり、不誠実または無礼に感じられたりすることがあります。ヒント:問題を提示する前に、どのような言葉を使えば不快感を与えずにメッセージを正確に伝えられるかを考えてみましょう。ペルー、ガーナ、タイでは、’little’ や ‘slightly’ などの格下げされた言葉を使うでしょう。イスラエル、ドイツ、フランスでは、’fully’や’absolutely’といったアップグレードした言葉を使ってもよいでしょう。
#4 環境の壁をどう乗り越えるか
私たちを取り巻く環境は、仕事上の効果的なコミュニケーションを阻害する要因になり得ます。以下は、私たちが注意すべきいくつかの例です。
物理的なワークスペースを見直す
一方、キュービクルを備えたオープンプランのオフィス（セルラー・レイアウト）では、気が散り、不安を感じ、非効率的なコミュニケーションになりかねません。ヒント：物理的・精神的な障壁のないワークスペースをつくるには、柔軟性のあるマルチスペースレイアウトを検討してください。オープンプランのスペース、独立した部屋、ブレイクアウトエリアなど、社員はチームプロジェクトのためのコラボレーション、デリケートな議論のためのプライバシー、集中するための静かなエリアなど、必要に応じて働く場所を選択することができます。ResearchGateの調査によると、マルチスペースはセルラーレイアウトに比べ、コミュニケーション頻度が3倍高く、コミュニケーション時間も短く、コミュニケーションとコミュニケーションの間の時間も長いという結果が出ています。これは、このレイアウトがより頻繁で効率的なコミュニケーションを促し、コミュニケーションとコミュニケーションの間に仕事に集中する時間を確保することを示唆しています。
リモートワークを設定し、コミュニケーションを円滑にする
Institute of Leadership and Managementは、リモートワーカーの88％がミスコミュニケーションに悩んでいると報告しています。ヒント：定期的なキャッチボールを予定し、社員からの即興の質問やコメントを歓迎することで、定期的なコミュニケーションの仕組みと文化を提供する。個人的な事情が社員の仕事に影響を与える場合は共感を示し、オープンに議論して解決策を見つけることができるようにする。バーチャルハッピーアワーやクイズなどのオンライン交流は、人間関係を構築し、コミュニケーションを促進することができます。
チームに合ったテクノロジーを選択する
使いにくいテクノロジー、遅いテクノロジー、不適切なテクノロジーは、チーム内の効果的なコミュニケーションを妨げている可能性があります。ヒント:チームで使用しているメッセージングプラットフォーム、プロジェクト管理ツール、会議用ソフトウェアを評価する。チームとして、ニーズに合っているかどうかを判断する。業界特有またはカスタマイズ可能な代替ツールがあれば、より円滑なコミュニケーションが可能になるかもしれません。
コミュニケーション機会の創出
自分の考えを伝えるための適切な時間や環境がなければ、多くの場合、社員は自分の考えを伝えようとしません。ヒント：社員がオープンに話せるさまざまな場を提供することで、アイデアを共有したり、問題を提起したりする機会を作ることができます。1対1のミーティングが最も心地よいという人もいるでしょう。また、あまり堅苦しくなく、相談できるメンターがいることが有効な人もいます。また、特定の問題を扱う代表者や委員会を設置することで、従業員の懸念に対応することができます。タウンホール」ミーティングは、ビジネス全体のニュースやプロジェクトについて社員に最新情報を提供し、社員から提起された問題について話し合う機会を提供する素晴らしい方法です。
結論
グローバルビジネスの成功には、多様な従業員との効果的なコミュニケーションが欠かせません。企業は、オープンなコミュニケーション文化を実現しようとする際に障壁に直面することがありますが、これらの障壁を特定することで、対処することができます。人事担当者は従業員に必要なリソース、ツール、トレーニングを提供し、雇用主は模範を示して、職場に包括的でオープン、かつ効果的なコミュニケーションの文化を築くことができます。このような取り組みによって、組織内の従業員エンゲージメントを高めることができるのです。
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